Электронный документооборот

логотип РФОП

Дата         проведения 2-3 октября 2018 г.
Место проведения Москва, Славянская площадь, д.2/5/4 (Дом Металлургов, бывший Минчермет СССР), 5 этаж, конференц-зал
Форма участия
  • Очное участие в Москве
  • Трансляция ПК

Курс повышения квалификации.  Система электронного документооборота предприятия: технологии внедрения, модернизации, управления СЭД. Современные требования и решения.

Необходимость и эффективность использования СЭД уже давно никому не нужно доказывать. Однако компании не останавливаются в поиске своей идеальной СЭД. Разработки, установленные много лет назад, морально устаревают. Они либо не справляются с возложенными на них задачами, либо справляются недостаточно эффективно, а любое их развитие становится невозможным или крайне рискованным.

К тому же развиваются сами предприятия, их потребности растут, появляются новые цели и задачи, при достижении которых происходит изменение, совершенствование процессов, появление новых документов, изменение маршрутов движения документов, увеличение количества пользователей, появляется необходимость внедрения новых инструментов (например, мобильных приложений, расширения спектра бизнес-решений).

Как грамотно и эффективно организовать процесс внедрения СЭД? Как понять, что имеющаяся информационная система не соответствует изменившимся потребностям компании? На какие факторы обращать внимание? В каких случаях правильнее принимать решение в пользу выбора и внедрения новой СЭД? Когда можно решить проблему путем настройки или модернизации имеющейся информационной системы? Что делать, если с помощью СЭД изначально было автоматизировано незначительное количество процессов управления документами?

Как соответствовать новейшим тенденциям рынка информационных технологий?

Программа курса составлена в соответствии с  профессиональным стандартом  «Специалист по управлению документацией организации», утвержденным Приказом Минтруда России от 10 мая 2017 года N 416н.

Приглашаются: руководители и специалисты служб ДОУ, общих отделов, канцелярий, архивов, секретариатов, помощники руководителей, отвечающие за организацию и ведение документооборота, специалисты IT-служб, решающих задачи внедрения и модернизации систем электронного документооборота, делопроизводства и электронных архивов.

ПРОГРАММА СЕМИНАРА: 

1. Государственная политика в области автоматизации ДОУ, требования к системам электронного документооборота и делопроизводства (СЭД). Программа «Цифровая экономика Российской Федерации» (распоряжение Правительства РФ от 28 июля 2017 года № 1632-р), какое влияние она может оказать на работу с документами. Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами: ГОСТ Р 53898-2013, Постановление от 26.04.2016 N 356 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;  ГОСТ Р 7.0.97-2016; ГОСТ Р 7.0.8-2013;  Серия стандартов ИСО 30300.

2. Внедрение / модернизация  СЭД на предприятии, основные этапы, проблемы и их решения. Запуск  проекта по автоматизации делопроизводства. Роль службы ДОУ в составлении ТЗ, внедрении, сопровождении и обслуживании СЭДОрганизация рабочей группы. Составление  плана  внедрения СЭД и определение бюджета. Оптимизация существующих документационных процессов. Выбор программного продукта для корпоративной СЭД,  критерии выбора:нагрузочные характеристики, надежность, масштабирование, гибкость и универсальность платформы, возможность интеграции, система поиска, интерфейс, стоимость лицензий системы и услуг по внедрению и др. Взаимодействие заказчика и разработчика. Что нужно отобразить в  ТЗ? Разработка и утверждение регламента работы. Модернизация технической инфраструктуры. Организационно-психологические факторы,  усложняющие внедрение или модернизацию СЭД: недоверие электронному документообороту, низкая компьютерная грамотность персонала,  необходимость разработки  нормативной базы по использованию СЭД для сотрудников. Обучение персонала  и доведения до  каждого  ответственности за несоблюдение принятых регламентов. Локальные нормативные акты, регламентирующие применение СЭД.

3. Автоматизированное управление документами предприятия. Централизация управления. Понятие  «workflow».  Поддержка  и контроль жизненного цикла документа. Построение маршрутов движения документов. Понятие прямоточности движения документа. Организация совместной работы над документацией и обмен данными между подразделениями. Разграничение полномочий сотрудников компании и  управление  доступом..  Интеграция СЭД с существующими финансовыми, производственными, аналитическими системами предприятия, экспорт данных.  Оптимизация бумажного делопроизводства как обязательное условие перехода на электронный документооборот.  Совмещение бумажного и электронного документооборота.  Перевод документов в электронную форму.  Формирование поручений и отчетов в СЭД. Системы контроля исполнения документов. Оптимизация маршрутов и сокращение документооборота. Обеспечение сохранности электронных документов.

4. Составление и оформление электронного документа. Основные требования. Создание документов. Формуляр документа. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Бланки, их виды. Использование шаблонов. Оформление документов. Штрих-кодирование для обеспечения идентификации документа.

5. Подходы к организации архивного хранения электронных документов. Проблемы и возможные решения, отечественный опыт и опыт зарубежных стран. Стандарты, руководства и методические рекомендации. Требования к архивному хранению электронных документов: технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции, форматы хранения.  Вопросы сроков хранения и уничтожения документов. Хранение электронной почты, мгновенных сообщений, баз данных, веб-сайтов. Особенности экспертизы ценности электронных документов.

6. Проблемы обеспечения юридической значимости, целостности и аутентичности электронных документов.  Электронная подпись —  обеспечение юридической значимости электронного документооборота. Федеральный закон «Об электронной подписи» (в ред. 2016). Регламент использования ЭП. Виды подписей и особенности использования. Организация обмена юридически значимыми документами: с государственными организациями, между организациями всех форм собственности.

7. «Серые зоны» российского законодательства об электронных документах: как защитить интересы организации. Порядок предоставления в суды электронных документов. Работа с жалобами и обращениями граждан. Защита персональных данных.

8. Проблемы и пути обеспечения режима конфиденциальности электронного делопроизводства. Информационная безопасность и защита информации. Анализ рисков.

9. Облачный электронный документооборот. Новые технологии в развитии электронного документооборота. Применение облачных сервисов. Облачные сервисы для хранения и работы с электронными документами. Опыт применения облачных сервисов в электронном документообороте. Опыт применения облачных сервисов в государственных структурах и электронном правительстве. Мобильный офис руководителя.

10. Тренды СЭД — 2018: укрупнение проектов СЭД, горизонтальное и вертикальное масштабирование ранее введенных решений; юридически значимый документооборот с внешними компаниями; отказ от бумаги; мобильность для всех;  миграция крупных компаний на новые; современные ECM-системы и платформы; ROI-подход (ориентация на результативность для бизнеса); технология блокчейна;облачные СЭД. Что такое ECM(Enterprise content management) системы, сравнение с классическими СЭД. Интеграционная составляющая СЭД/ECM, взаимодействие с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и с порталом ССТУ (Сетевой справочный телефонный узел); интеграция СЭД с социальными сетями, чат-ботами, мессенджерами и видеоконференцсвязью.

11. Сравнительный анализ современных систем автоматизации работы с документами Преимущества и недостатки.

12. Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности.

 ЛЕКТОРЫ*:

Кузнецов Сергей Львович —  к.и.н., главный редактор журнала «Делопроизводство», независимый аналитик при внедрении проектов комплексной автоматизации работы с документами (СЭД/ЕСМ).

Рыков Алексей Витальевич — Управляющий Партнер Группы Компаний «Телос Архив», член Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве;

Полтев Сергей Валерьевич — руководитель направления современных ЕСМ-решений компании «Электронные Офисные Системы»;

Игитов Михаил —  заместитель директора по организационному развитию, УГМК-ОЦМ;

Потемин Павел Николаевич — Начальник службы электронного архива, АО Стройтранснефтегаз;

Черепащук Валентин Олегович — руководитель департамента автоматизации финансового учета и отчетности компании КИВИ.

Бобылева Марина Павловна – к.и.н., доцент, признанный эксперт в области внедрения и применения электронного документооборота, автор более 100 научных работ.

*Ждем подтверждения

УСЛОВИЯ УЧАСТИЯ:

Стоимость Очное участие в Москве — 25 650 руб.  Выставить счет

Трансляция на ПК — 11 600 руб. для субъектов мсп и 20 520 руб. для субъектов крупного предпринимательства Выставить счет

При регистрации двух и более участников от одной организации на очное участие в Москве предоставляется скидка 10%

*спец.цена на онлайн-трансляцию действует только при 100% предоплате

%d0%b2%d1%8b%d1%81%d1%82%d0%b0%d0%b2%d0%b8%d1%82%d1%8c-%d1%81%d1%87%d0%b5%d1%82